仮想通貨をイチからはじめます

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オンラインストレージを活用すると仕事が大幅に捗る理由

フリーアドレスだったりDropboxなどのオンラインストレージの使い勝手が向上したりして、自分のPCにだけデータを保管することが少なくなってきています。そこで今回みなさんにお伝えしたいのは、「データをなんでもローカルに保存するな」ということです。

先に結論を書きますよー!。

google drive、docsを有効利用しましょう!

それでは会社などで散見される勿体無いシーンと、どれをどう改善できるかを下記に記載いたします。あ、1点忘れていましたがチームにいわゆる「デジタルリテラシーが異様に低くてそれをある種、誇りにしてる」方がいる場合、どうにもならないかもしれません。まぁなんにでも通用する話なんてのは嘘くさいですから、ご了承くださいませ。

あるある①:Office系のデータをチーム全員がローカルに持っている

あるんじゃないですかね、誰かがエクセルを全送信して、それの改訂版を誰かが投げてまたそれを…みたいなやつ。これの何が問題かと言うと、ひとつはデータのバージョン管理を個々でしなければならないことです。全員が同じファイル命名規則で進めていれば多少はラクかもしれませんが、多くの場合そうではないでしょう。
たとえば僕が「うんこ_制作スケジュール_0101.xlsx」で展開します。すると誰かが更新して「【トイレ社】うんこアプリ制作スケジュール_ver2.0」とかで返したりするわけですね。書いたあとに例文の阿呆さを実感して泣けます。もうひとつは関係あってもなくても、なんとなくダウンロードしておかないといけないことです。本来、自分はデータとして保持していなくても問題ないものを保存しとくほど無駄なことはありません。

 

あるある②:あのデータ送ってくれおじさん

これもまぁいるでしょう、くれくれおじさん。もちろん確認の意味で最新版を人から送ってもらいたいときはあります。実際僕もあります。大抵の場合はその人がどっか適当なところに保存してしまったので見失っているだけなのですが、ローカル主義だとこういうこともあります。

 

あるある③:全員が回覧的にファイルを加筆していくスタイル

①にちょっと似ていますが、これは出席確認みたいなものをイメージしてもらえるとわかりやすいです。たとえば「会の候補日時が書かれたエクセル」で参加者の出席を確認しようとします。作成者はチームメンバー(ここでは仮に9人とします)に送信をして返信を待ちます。次に受信者は自分の状況をエクセルに記入して作成者へ返送します。このとき全返信の人もいれば単返信もいるでしょう。そのいずれにしても作成者は最低で9回エクセルを開かなければなりません。当然、全員が全返信で返すと全員が9回開くもしくはメールを9回受信しなければなりません。書いているだけで明らかに効率悪いのがわかります。

ではこのあるあるをどうすれば解消できるのか。

google driveをはじめとしたgoogle suiteなどのクラウドで処理できるものはすればいい。
(作業というか契約上というのか、何かの理由でデータを外部サーバで保持するのはポリシー的にアウトならば残念ですが諦めるしかないですね)

google driveでやったこと:大規模案件でのファイル管理

google driveはgoogleが提供するオンラインストレージで、無料で1ユーザ15GB利用できます(2017/6/9時点)。dropboxはたしかフリーアカウントで2GBくらいだったかと思います、圧倒的ですよね。アップロードもダウンロードのスピードも十分日々の作業に使える速度ですし、階層構造で管理できるので、デメリットがちょっと見つかりません!

このgoogle drive、全員がローカルにファイルを持つとパンクするほど大規模な案件で大活躍しました。driveにファイルを格納してそのURLをメンバーに投げれば終わりなので、ファイルのアップロードに時間がかかることもありませんし、メールサーバを圧迫することもありません。もちろんローカルで使いたいファイルは整理されたクラウドからソッコーでダウンロードもできます。ただし1点だけ重要なのが、データの整理整頓をする人と、どういうルールでデータを格納するかを決めておく必要があります。全員が好き勝手ファイルをぶん投げるとただのゴミ部屋と化しますので、最初のルール作りと運用方針はキチッとやりましょう。

 

google ドキュメントでやったこと:企画書のコラボレーション

マイクロソフトのoffice系と互換性のあるソフトがgoogleでも用意されています。drive同様で無料です、google恐るべしです。このgoogleドキュメントのひとつにパワーポイントと互換性のあるソフトがありまして、それをつかって一晩で企画書を書き上げました。いつもの作業ではアタマからお尻まで自分一人で企画書は書くのですが、その案件では自分のパート以外にも書くべきことがたくさんあり、かつ時間がないので一気に全員で作成する必要がありました。全員が集まって作業できれば良いのですが、アートディレクターやらストラテジストやら様々な職種のメンバーがいるので、当然スケジュールも合わせづらく、誰かが書いたものに加筆したり、リアルタイムにチャットを使いながら一緒にページを作っていったりしました。ローカルでの作業となるとこうはいきません。各人がつくったものを一人に集約する方法もありますが、大抵フォントが異なっていたり、文脈が繋がらなかったりで余計な時間がかかってしまいます。

最後に、「おい、まだこんなやり方してんのかよw」という方がいらっしゃったら、是非おすすめのやり方を共有いただければと。


お疲れさまでした、こちらのネコ動画でも見てひと休止入れてください。お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
 


 
ネコハチ

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